Conditions générales de vente des prestations de BENA PRODUCTION vis-à-vis de ses clients

Version en vigueur au vendredi 17 mars 2023

Dans ce qui suit, la société BENA PRODUCTION est désignée comme étant le PRESTATAIRE.

Le PRESTATAIRE réalise une prestation de réalisation audiovisuelle comprenant des photos et/ou des vidéos, ainsi qu’éventuellement la fourniture d’autres prestations complémentaires au profit d’un client particulier ou d’une société, désigné(e) ci-après le CLIENT.

Cette prestation de réalisation audiovisuelle par le PRESTATAIRE fait l’objet d’une commande par le CLIENT.

Avant son exécution, cette commande fait l’objet d’un devis ou d’un contrat spécifique signé par le PRESTATAIRE et le CLIENT.

Les clauses du devis ou du contrat spécifique signé ont prééminence sur les Conditions Générales de Vente exposées dans le présent document.

1 : Objet

Ce document expose donc les conditions générales de vente entre le PRESTATAIRE et le CLIENT.

2 : Commande ferme

Une commande est réputée ferme lorsque le devis du PRESTATAIRE est accepté par le CLIENT.

Cette acceptation est valable, par signature du devis ou simplement par mail du CLIENT manifestant son accord sur le devis.

Un contrat peut être établi entre le PRESTATAIRE et le CLIENT en lieu et place du devis.

Toute commande est impérativement accompagnée du paiement d’un acompte par le CLIENT.

En cas de modification(s) du devis initial, c’est la dernière version du devis accepté qui fait foi.

3 : Tarifs, modalités de paiement et frais.

3.1 Généralité

Les tarifs évoluent au cours du temps et sont garantis uniquement pour la ou les dates de prestations indiquées dans le devis.

Si la prestation est décalée dans le temps, les tarifs peuvent évoluer.

Certaines prestations exigent le recours à des fournisseurs extérieurs au PRESTATAIRE. Le PRESTATAIRE peut exiger du CLIENT que celui-ci règle directement à certains fournisseurs du PRESTATAIRE une partie du montant total de la prestation.

Ces prestations correspondantes peuvent donc faire l’objet d’une actualisation au moment de leur réalisation effective, à condition que la mention «prix actualisable» soit précisée sur le devis et que les modalités d’actualisation soient indiquées. 

3.2 Échéances

Le paiement de la prestation est payable selon l’échéancier indiqué dans le devis.

La commande étant ferme et définitive, la première échéance est un acompte, lequel est, conformément à la loi, non remboursable et oblige les deux parties à remplir leurs obligations.

 

3.3 Prestation soumise à aléa

L’utilisation du drone est soumise à diverses conditions qui relèvent exclusivement du jugement du PRESTATAIRE.

Dans le cas où le drone n’est pas du tout utilisé le jour prévu, le PRESTATAIRE ne réclame aucun règlement correspondant.

La prestation correspondante est due dans sa totalité dans le cas où elle a trouvé un début d’exécution.

 

3.4 Modes de règlements

Les paiements s’effectuent uniquement par virement bancaire ou espèces. Les chèques et les paiements par carte bancaire ne sont pas acceptés.

 

3.5 Frais de repas

Pendant les plages de réalisation de la prestation, les repas des intervenants du PRESTATAIRE sont toujours pris en charge par le CLIENT.

3.6 Frais de déplacement

Le PRESTATAIRE calcule la durée de déplacement et les frais éventuels au départ du siège social (rue des Chaufourniers à Paris) avec l’outil MAPPY.COM.

Si le déplacement en véhicule automobile dépasse une heure et demie pour le trajet aller, des frais de déplacements s’appliquent pour l’aller et le retour.

Ces frais sont calculés sur la base d’une catégorie de véhicule dite “routière” avec du carburant E5 (sans plomb 98). Le coût incluant les péages, fourni par MAPPY est celui qui est facturé au CLIENT pour chaque trajet.

Pour les trajets, autre qu’en automobile, un devis spécifique est établi.

3.7 Frais d’hébergement

Dans le cas d’un trajet qui s'effectue en véhicule automobile, si la prestation se termine après une heure du matin, il faut prévoir un hébergement, par intervenant du PRESTATAIRE, à la charge du CLIENT, si la durée du trajet dépasse une heure et demie.

4 :  Modifications et annulation de la prestation

4.1 Règles générales   

Les modifications de la commande doivent faire l’objet d’un accord mutuel, et d’une nouvelle version du devis accepté.

L’accord du CLIENT n’est pas nécessaire pour la révision du prix des prestations dont le prix est actualisable.

Le PRESTATAIRE ne peut annuler une commande sauf cas de force majeure.

Le CLIENT ne peut annuler une commande que si elle n’a eu aucun début d’exécution et uniquement avec l’acceptation écrite du PRESTATAIRE.

Si le CLIENT demande une annulation plus de 4 (quatre) mois avant le début de la prestation principale, seul le paiement initial du CLIENT reste acquis au PRESTATAIRE.

Si une annulation est demandée par le CLIENT moins de 4 (quatre) mois avant le début de la prestation principale, la totalité des paiements restants est exigible par le PRESTATAIRE dès la date de la prestation principale.

Cette exigibilité vise à compenser forfaitairement l’impossibilité pour le PRESTATAIRE d’assurer une autre prestation auprès d’un autre client à la même date. Celle-ci couvre donc un manque à gagner.

4.2 Règles exceptionnelles liées à l’épidémie de Covid-19

En cas de modification des dates de reportages rendues impératives par suite des décisions des pouvoirs publics visant à lutter contre l’épidémie de covid-19 (maladie à Coronavirus) causée par le coronavirus SARS-CoV-2, le changement de dates, se fait sans aucun coût supplémentaire aux autres dates, à condition que celles-ci soient acceptées par le PRESTATAIRE.

Si le PRESTATAIRE n’est pas en mesure d’accepter, pour quelque raison que ce soit, les changements de dates souhaitées par le CLIENT, les conditions applicables dépendent de la situation :

1. Dans le cas où strictement aucune prestation n’a eu un début de réalisation par le PRESTATAIRE, celui-ci rembourse au CLIENT, dans les 120 jours suivant la demande de report, le montant déjà versé par le CLIENT diminué d’une somme forfaitaire de 120€ T.C.
2. Dans le cas où une ou plusieurs prestations ont été partiellement ou totalement réalisées par le PRESTATAIRE, il est établi un nouveau devis rectificatif par le PRESTATAIRE. Ce devis rectificatif évalue les prestations déjà entamées ou en cours de réalisation sur la base des conditions tarifaires du PRESTATAIRE en vigueur à la date de décision du report par le CLIENT. Ce devis rectificatif est réputé implicitement accepté par le CLIENT.

Si pour les mêmes raisons, liées à l’épidémie de Covid-19, le CLIENT souhaite annuler la commande, les prestations non réalisées font l’objet d’un avoir du montant correspondant. Cet avoir est utilisable par le CLIENT ou par un tiers bénéficiaire au libre choix du CLIENT, pendant une durée de deux ans à compter de la date de la prestation principale prévue dans la commande qui a été annulée. 

5  :  Réalisation de la prestation

Les prestations de réalisation audiovisuelles peuvent être très variables, entre autres :

• par les ressources humaines nécessaires (nombre de photographes, nombre de vidéastes, opérateurs de drones, opérateurs de grue, techniciens pour cabine photographiques ou magnets…),
• par les matériels techniques spécifiques mis en œuvre,
• par la quantité de photographies livrées,
• par le nombre de films à réaliser et leur durée,
• par la durée du délai de mise à disposition des livrables,
• par les lieux géographiques des lieux de prises de vues,
• par les plages horaires de prestation.

Il est donc impératif que tous ces éléments essentiels, consignés par écrit, soient vérifiés avant l’acceptation du devis.

Le CLIENT peut souhaiter que telle ou telle prestation soit réalisée par un collaborateur habituel du PRESTATAIRE nommément désigné. Dans ce cas, le devis doit spécifier deux prix différents pour la même prestation : un prix pour l’intervention du collaborateur nommément désigné, un autre prix pour un autre collaborateur que celui souhaité.

6 : Obligations du CLIENT

Le CLIENT fait son affaire pour obtenir toutes les autorisations de prises de vue et de tournage dans les lieux qu’il a choisis.

Le CLIENT prévient le PRESTATAIRE au début de chaque séance de reportage, des moments notables, de ceux qui sortent des pratiques usuelles, ou de ceux qu’il souhaite souligner.     

Le CLIENT fait son affaire, si besoin en intervenant auprès de ses proches, invités et tiers, pour permettre au PRESTATAIRE d’effectuer ses prestations dans des conditions optimales.

Le CLIENT respecte les plages horaires de réalisation des prestations prévues lors du devis. Si les conditions optimales de réalisation ne sont pas remplies, le PRESTATAIRE n’est pas tenu au respect quantitatif des livrables prévus, c’est-à-dire, nombre de photos et/ou durée et nombre des vidéos.

Le CLIENT s’engage à prendre soin du matériel du PRESTATAIRE. Le CLIENT s’engage, en cas de détérioration de son fait, même involontaire, à rembourser, à valeur à neuf, sur présentation de facture, le matériel rendu inutilisable. Le PRESTATAIRE doit, en effet, disposer en permanence de son matériel en état de marche et ne peut accepter une immobilisation pour réparation.

7 : Post-Production

Après la réalisation proprement dite des prises de vue et du tournage, le PRESTATAIRE réalise un travail de post production qui consiste principalement à retoucher/recadrer des photographies et/ou monter les différentes vidéos.

Ce travail est exclusivement de la responsabilité du PRESTATAIRE.

Le PRESTATAIRE réalise un travail de création, selon ses goûts et sa sensibilité. Ces choix doivent être respectés par le CLIENT qui s’est fait son idée préalable de l’esprit de réalisation du PRESTATAIRE en visitant le site Internet de BENA PRODUCTION.

Le CLIENT peut émettre au moment de la commande des souhaits généraux sur le résultat du travail final ou fournir des musiques d’illustration.

Ces souhaits du CLIENT ne constituent pas des contraintes à respecter impérativement par le PRESTATAIRE.

Le choix des musiques des musiques d'accompagnements de nos vidéos (film, teaser, diaporama…) revient exclusivement au CLIENT. Le CLIENT a un délai maximum de réponse de 30 jours après la demande du PRESTATAIRE. Si le délai de réponse du CLIENT n’est pas respecté, le PRESTATAIRE choisit les musiques des vidéos.  Si le CLIENT renonce à faire le choix des musiques, il doit en informer préalablement et par écrit, le PRESTATAIRE.

Pour la constitution des albums photos, le choix des photos appartient au CLIENT sauf s’il en laisse le libre choix au PRESTATAIRE.

Des exigences particulières impératives du CLIENT concernant le montage des vidéos et/ou les corrections générales à apporter sur les photos (cadrages, retouches) sont explicitées par écrit par le CLIENT, acceptées par le PRESTATAIRE, et annexées à la commande initiale.

Les retouches photos sont limitées dans leur étendue et répondent au choix artistique du retoucheur. En effet, le travail de retouche des photos consiste uniquement à améliorer les points suivants :

• Recadrage de l’image,
• Étalonnage de la colorimétrie,
• Amélioration du contraste et de la luminosité.

En aucun cas la retouche photo ne peut consister à ajouter ou supprimer un élément visible sur la photo, à intervenir sur l’aspect physique d’une personne (grains de beauté, boutons, cicatrices, couleur des yeux, couleur ou texture de la peau, amincir ou grossir une partie du corps, etc…).

Toute autre demande de modification dans le montage des vidéos ainsi que dans le cadrage et les retouches des photos après la remise des livrables fait l’objet d’une demande écrite et exhaustive du CLIENT. Le PRESTATAIRE n’est aucunement tenu de réaliser cette demande du CLIENT. Cette demande donne lieu à l'établissement d’un devis de travaux supplémentaires à la charge du CLIENT. Le règlement complet, par le CLIENT, de ce devis supplémentaire des travaux est un préalable au début de la réalisation des travaux demandés.  

Par accord spécifique, les parties peuvent convenir de renoncer à tout ou partie du travail de post production en renonçant à toute retouche des photographies et/ou à tout montage des vidéos par fourniture uniquement des rushes.

Le CLIENT peut demander à obtenir en supplément des livrables prévus : les rushes des vidéos et/ou toutes les photos originales non recadrées, non retouchées, dans les formats d’origine des prises de vues. La fourniture de ces éléments donne lieu à une facturation complémentaire de 120€ HT pour l’ensemble des rushes vidéos ou l’ensemble des photos d’origine. Le paiement est préalable à cette remise au CLIENT par le PRESTATAIRE. Il appartient au CLIENT de fournir les supports physiques nécessaires.

8 :  Livraison

Par défaut, le délai maximum d’obtention des livrables (photos retouchées et vidéos montées) est de 120 jours après la dernière prise de vue ou tournage.

Ce délai maximum, par défaut, est porté à 150 jours si une partie du reportage est réalisée au cours du mois de septembre.

Ce délai peut être réduit par accord entre le PRESTATAIRE et le CLIENT, il doit être stipulé expressément dans le devis ou le contrat.

Si le délai maximum de livraison, par défaut, ou le délai spécifié explicitement dans le devis signé ou contrat, n'est pas respecté par le PRESTATAIRE, une compensation de 120€ T.T.C. est accordée au CLIENT sur sa demande. Cette compensation ne peut être accordée qu’une seule fois dans le cadre d’un devis signé ou contrat.

Si le nombre de photos retouchées livrées n’est pas respecté, une compensation forfaitaire de 60€ est accordée au CLIENT sur sa demande.

Si la durée minimum du film livré n’est pas respectée, une compensation forfaitaire de 60€ est accordée au CLIENT sur sa demande.

Les livrables sont fournis sous forme d’une clé USB et d’un lien de téléchargement disponible pendant un mois.

D’autres options, à déterminer à la commande, sont possibles comme une galerie en ligne, un site web spécifique…

9 : Durée de conservation des photos et vidéos

Une fois que les livrables prévus ont été remis au CLIENT, il revient à ce dernier de procéder à toute duplication pour éviter la perte de ces livrables.

Néanmoins, en cas de non-respect de cette recommandation, le PRESTATAIRE fait tout son possible pour retrouver les livrables et les communiquer au CLIENT sur sa demande. 

Une nouvelle communication des livrables fait l’objet d’une facturation complémentaire de 10% du montant de la prestation d’origine.

Les livrables ne sont pas conservés par le PRESTATAIRE au-delà de 6 mois après leur livraison initiale, sauf contrat de conservation explicitement souscrit et réglé par le CLIENT avant la livraison.

10 : Responsabilités du PRESTATAIRE

Le PRESTATAIRE s’engage vis-à-vis du CLIENT à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour assurer une prestation de qualité.

Dans la situation exceptionnelle où le PRESTATAIRE se trouve dans l’impossibilité d'utiliser la totalité des rushes vidéos et des photos originales (matériel de reportage inutilisable, détruit ou volé), le PRESTATAIRE s’engage à rembourser au CLIENT la totalité de la prestation correspondante. Si l’impossibilité d'utilisation des rushes vidéos et des photos originales n’est que partielle, le PRESTATAIRE s’engage à effectuer un remboursement adapté. Ces remboursements excluent toute demande d’indemnisation complémentaire du CLIENT pour quelque préjudice que ce soit.

Néanmoins, le PRESTATAIRE ne peut être tenu pour responsable de tout incident ou dysfonctionnement indépendant de sa volonté qui ne permettrait pas d’assurer tout ou partie de sa prestation.

Le PRESTATAIRE ne peut être tenu pour responsable des conséquences de mauvaises conditions météorologiques ou techniques, comme par exemple une insuffisance de puissance électrique, qui ne lui permettent pas l’utilisation d’éclairages complémentaires, de drones ou de tout autre matériel. Le PRESTATAIRE est le seul juge de la possibilité ou non d’utiliser ses matériels en sécurité.

11 : Propriété intellectuelle

Le PRESTATAIRE est le propriétaire des photographies et vidéos réalisées même après remise au CLIENT des livrables prévus.

Le PRESTATAIRE conserve la propriété intellectuelle des œuvres créées.

Le PRESTATAIRE concède au CLIENT un droit d’utilisation à titre privé et un droit de duplication des photos et vidéos. Aucune utilisation commerciale n’est autorisée sauf stipulation écrite préalable.

Le PRESTATAIRE n’est pas responsable des droits musicaux des musiques diffusées lors d’un événement qui seront retranscrites dans la vidéo.

Dans le cas où Le PRESTATAIRE utilise les musiques demandées par le CLIENT dans une ou des vidéos, Le CLIENT se doit d’avoir les licences de droit d'auteur.  Le PRESTATAIRE est déchargé de vérifier la possession des licences par le client, et de faire les demandes de licence d’utilisation et de tout droit d’auteur à verser.

12 : Droit à l'image

Le PRESTATAIRE peut utiliser des photos ou des vidéos à des fins promotionnelles sur le média de son choix : site internet de Bena Production, Facebook, Instagram, Youtube, Mariage.net, Google My Business…

Le CLIENT peut s’opposer à cette utilisation par notification explicite consignée sur le devis ou contrat.

Sauf signalement explicite préalable, le CLIENT est réputé avoir obtenu l’autorisation d’être filmé ou photographié par le PRESTATAIRE pour chacun des participants présents lors des reportages.  

13 : Données à caractère personnel

Les données du CLIENT recueillies par le PRESTATAIRE ne sont pas utilisées par des tiers à des fins de prospection commerciale.

Les données recueillies par le PRESTATAIRE n’ont pour but qu’une bonne gestion de sa clientèle ainsi que la bonne exécution de la prestation.

14 : Litiges

Les règles d’exécution de la prestation sont soumises au droit français même si la prestation est réalisée hors de France.

En cas de litige, le PRESTATAIRE et le CLIENT s’efforcent de résoudre leur différend éventuel par voie de médiation.

En cas d’impossibilité de parvenir à un accord de médiation, le règlement du litige s’effectue exclusivement par saisie du tribunal de commerce de Paris.

 

Glossaire

Prestation principale : Dans le cadre de prestation se déroulant sur plusieurs jours, la prestation principale s’entend comme étant celle ayant l’importance la plus significative. Elle correspond généralement à la date de paiement de la deuxième échéance.

PRESTATAIRE : La société BENA PRODUCTION ou un de ses représentants.

CLIENT : personne physique ou morale bénéficiaire de la prestation de réalisation audiovisuelle commandée au PRESTATAIRE.